E-Mail-Archivierung

Archiv? Archivierung? Anforderungen? Vorgaben?

  Da die Materie trocken ist, haben wir diesen Block in zwei Gruppen geteilt

Der schnelle Überblick für Sie

Die rechts- und revisionssichere Archivierung muss vollautomatisch und nachvollziehbar auf einem externen System erfolgen und dabei sicherstellen, dass keine Manipulationen durchgeführt werden können.

Das zur Archivierung verwendete System muss beweisen, dass der Kunde die Daten nicht verändern kann und dabei auch die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit durch einen Prüfer sicherstellen.

Aus diesen Gründen fallen Backups, Outlook-"Archive" oder Datensicherungen aus.

Die genaue Erklärung für Sie

Eine Archivierung ist die langfristige Speicherung von Daten auf einem externen System. Ihr Zweck ist nicht primär die Wiederherstellung der Daten im Bedarfsfall (welche bei uns natürlich auch gegeben ist), sondern die Dokumentation.

Wie lange die aufbewahrungspflichtigen Daten auf dem separaten Datenträger vorzuhalten sind, hängt von ihrer Art ab. Die wichtigsten Regelungen für Unternehmen sind in den §§ 238, 257 HGB und § 147 AO zu finden. Diese Normen regeln die unterschiedlichen Fristen für kaufmännische Dokumente.
Weitere Vorgabe ist, dass die E-Mails unverändert zu archivieren sind. Eine reine Ablage von elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit naturbedingt regelmäßig nicht.
Es reicht auch nicht aus, wenn die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz innerhalb eines Mailsystems oder Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen aufbewahrt wird.
Vielmehr müssen Archivierungssysteme zum Einsatz kommen, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit der Daten gesichert werden kann, denn die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist entscheidend: Die Grundsätze hierzu ergeben sich aus § 145 Absatz 1 AO und § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB. Demnach muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die gebuchten Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Für die Praxis bedeutet dies, dass die verwendeten elektronischen Systeme sowohl eine sogenannte progressive Prüfung als auch eine retrograde Prüfung der Aufzeichnungen im Rahmen einer Betriebsprüfung erlauben müssen.

Muss jede eMail archiviert werden?

Für Unternehmen und Unternehmer gilt grundsätzlich, dass sie E-Mails, die zur Abwicklung eines Geschäfts gedient haben, archivieren sollten. Dazu zählen der Schriftverkehr zur Vorbereitung, die endgültigen Aufträge und Rechnungen sowie auch Reklamationen und Anfragen. Entscheidend sind hierbei nicht nur empfangenen, sondern auch die gesendeten E-Mails.

Das sind zwar eine ganze Menge E-Mails, die da gespeichert werden müssen, aber nicht jede E-Mail. Interne Kommunikation zwischen Kollegen, private Nachrichten gesendet über die geschäftliche E-Mail-Adresse, Bewerbungen, Nachrichten an den Betriebsrat und auch Spam sind einige Beispiele für E-Mails, die eigentlich nicht relevant sind für die E-Mail-Archivierung.

In der Praxis ist es jedoch viel zu kompliziert und aufwendig, einzelne E-Mails auszusortieren. Sinnvollerweise archiviert man darum pauschal alle E-Mails und sortiert durch Filtertechniken z.B. Bewerbungen etc aus.

Rechtliche Sicherheit für Sie

Vollständiger Schutz vor Datenverlusten

Absolute Vertraulichkeit Ihrer Daten

Komfortabler und schneller Zugriff

E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. Unser MyArchiveService ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität in Ihrem Unternehmen. Alle Mitarbeiter können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook auf die archivierten E-Mails zugreifen und diese sehr schnell durchsuchen. Der Zugriff kann dabei auch über die gewohnte Ordnerstruktur erfolgen. Darüber hinaus bietet MyArchiveService natürlich einen Webaccess und ein Mobile Webaccess für Smartphones und Tablets. Der Webaccess ermöglicht den system- und geräteunabhängigen Zugriff auf das Archiv über beliebige Internet-Browser – auch auf Smartphones und Tablets. Der Zugriff über IMAP ermöglicht es, mit einem beliebigen IMAP-fähigen E-Mail-Client lesend auf das Mailarchiv zuzugreifen. Dies stellt sowohl für viele alternative E-Mail-Clients (z. B. Mozilla Thunderbird) unter beliebigen Betriebssystemen (z. B. Mac OS oder Linux), sowie für mobile Plattformen eine komfortable und schnelle Zugriffsmöglichkeit auf das E-Mail-Archiv dar.

Einfach. Unkompliziert. Sicher. Flexibel.

Unser MyArchiveService ist für Sie einfach. Lineare Strukturen, die sich an Ihren Bedürfnissen orientieren ermöglichen den unkomplizierten Betrieb ohne langwierige Schulung. Unser System unterstützt alle gängigen Mailsysteme

Flexible Archivierungsmethoden ermöglichen neben der automatischen Archivierung aller zukünftigen E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang auch die Übernahme bereits vorhandener E-Mails. E-Mails können nach ihrer Archivierung automatisch aus den Postfächern gelöscht werden. Die Benutzerliste des Archivs kann auf Wunsch synchronisiert werden (z. B. über eine Activce Directory- oder eine generische LDAP-Integration)

Kostet? Weniger als Sie glauben!

Unser Abrechnungssystem ist sehr einfach und transparent. Wichtigste Kennzahl ist für unsere Webhosting- und Serverkunden die Anzahl der Benutzer. Daran orientiert sich die Staffel. Eine Berechnung des verwendeten Speicherplatzes erfolgt für unsere Kunden natürlich nicht.

Unser Fazit für Sie: E-Mail-Archivierung nach GoBD und BAO geht mit uns unkompliziert und sicher

Verantwortlich für eine rechtssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD und den geltenden Gesetzen ist stets die Geschäftsführung eines Unternehmens. Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften können mit Geldstrafen bis hin zu Freiheitsstrafen geahndet werden. Daher sollte sich jedes Unternehmen für ein sicheres System zur Langzeitarchivierung von elektronischen Nachrichten entscheiden und sich über die Anforderungen informieren.

Übrigens: Sollten Sie aus Versehen E-Mails gelöscht haben oder es zu einem Datenverlust in Ihrem Postfach kommen, können Sie mit unserem System sämtliche alten E-Mails schnell wiederfinden und wiederherstellen. Dies ist durchaus auch für Privatpersonen interessant. Sie müssen keine Angst haben, dass der Speicherplatz in Ihrem Postfach nicht ausreicht und Sie womöglich aus Platzmangel wichtige E-Mails zu früh löschen. In einem Rechtsstreit kann es ebenfalls hilfreich sein, wenn Sie auf sämtliche E-Mails jahrelang Zugriff haben. Eine E-Mail gilt zwar nicht als Urkunde, jedoch als Augenscheinbeweis.